Gestion de formulas de coloracion: organiza tu salon

Q: Cuanto tiempo lleva registrar una formula?

Con un sistema bien organizado, entre 2 y 5 minutos por clienta. Eso incluye anotar la formula, las observaciones y hacer una foto del resultado. Es una inversion minima comparada con los 10-15 minutos que pierdes buscando una formula perdida.

Q: Que hago si se me pierde la formula de una clienta?

Si la clienta tiene foto del resultado, puedes recrear una formula aproximada evaluando el tono de la foto y ajustando segun tu experiencia. Sin foto ni referencia, tendras que hacer una consulta completa como si fuera nueva clienta. Otra razon mas para tener un sistema con backup.

Q: Es legal guardar datos de mis clientas en una app?

Si, siempre que cumplas con la normativa de proteccion de datos (RGPD en Europa). Necesitas consentimiento de la clienta para guardar sus datos, informarla de que datos guardas y para que, y garantizar que puede pedir que los borres. La mayoria de apps profesionales ya incluyen estos mecanismos.

Q: Merece la pena pagar por una app si tengo pocas clientas?

Si tienes menos de 30 clientas activas, un cuaderno bien organizado o Google Sheets pueden ser suficientes. A partir de 50 clientas, una app especializada se paga sola en tiempo ahorrado. Muchas apps ofrecen planes gratuitos limitados para que pruebes sin compromiso.

Q: Puedo compartir las formulas con mi equipo si tengo empleadas?

Con un cuaderno, es practicamente imposible. Con Excel compartido, funciona pero con riesgo de sobreescritura. Con una app especializada, cada miembro del equipo accede a las formulas de sus clientas y las del salon, con permisos controlados. Es la unica opcion escalable para equipos.

Una clienta de hace tres meses vuelve al salon y te pide “el mismo color de la ultima vez”. Perfecto, vas a buscar su formula y… no la encuentras. El papelito se perdio. La nota del movil se borro. Y ahora tienes que improvisar una formula de memoria, rezando para que el resultado sea similar.

Si te ha pasado, no estas sola. La mayoria de coloristas no tienen un sistema fiable para guardar sus formulas. Y eso afecta directamente a la consistencia de resultados, la confianza de la clienta y tu rentabilidad.

En esta guia vas a aprender a organizar tus formulas de forma profesional, comparar metodos (cuaderno, Excel, app) y migrar tu sistema sin perder informacion. Este articulo forma parte de nuestra guia de negocio para salones de coloracion.

Por que necesitas un sistema de gestion de formulas

Gestionar formulas no es un capricho organizativo. Es una necesidad profesional que impacta directamente en tu negocio:

Sin sistema	Con sistema
Buscar formula: 3-5 min	Buscar formula: 10-30 seg
Resultado inconsistente	Resultado replicable
Clienta desconfia	Clienta confía
Pierdes informacion	Historial completo
Improvisas si olvidaste	Decides con datos
Dependes de tu memoria	El sistema trabaja por ti

Segun la Society of Cosmetic Chemists, la consistencia en la formulacion es uno de los factores principales que determina la satisfaccion del cliente en servicios de coloracion profesional. Un sistema de registro fiable es la base de esa consistencia.

Si atiendes 8 clientas al dia y ahorras 3 minutos por consulta de formula, recuperas 24 minutos diarios. Al mes, son mas de 8 horas. Horas que puedes dedicar a una clienta mas, a formacion o simplemente a descansar.

Que debe incluir una buena ficha de formula

Antes de elegir un metodo, necesitas saber que informacion registrar. Una ficha de formula profesional debe contener:

Datos de la clienta

Nombre completo
Telefono/contacto
Fecha de ultima visita
Observaciones generales (alergias, sensibilidad, preferencias)

Datos tecnicos del cabello

Campo	Ejemplo
Nivel natural	6 (rubio oscuro)
Nivel actual	8 (rubio claro) con raiz nivel 6
Porcentaje canas	30% en zona frontal
Porosidad	Media-alta en medios, alta en puntas
Historial de quimica	Balayage previo hace 4 meses

Formula aplicada

Campo	Ejemplo
Servicio	Retoque raiz + toner
Zona raiz	60 g tinte 8.1 + 60 ml oxidante 20 vol
Zona medios	30 g tinte 9.1 + 30 ml oxidante 10 vol
Zona puntas	Gloss 10.01 + 10 ml oxidante 5 vol
Tiempo	Raiz 35 min, medios 15 min, puntas 10 min
Resultado	Rubio ceniza uniforme, cobertura canas 100%

Observaciones tecnicas

Como reacciono el cabello (“absorbe rapido en puntas”, “resiste en raiz frontal”)
Ajustes para proxima vez (“subir 5 min en raiz”, “anadir 10 g mas en zona nuca”)
Foto del resultado (si el sistema lo permite)

Este nivel de detalle es lo que diferencia una colorista profesional de una que improvisa. Aplicar los principios de colorimetria correctamente requiere datos precisos, y esos datos necesitan un sistema de registro.

Metodos de gestion: comparativa honesta

Fichas de formulas de coloracion organizadas en archivador profesional

Metodo 1: Cuaderno fisico

El clasico. Un cuaderno o libreta donde apuntas las formulas a mano.

Aspecto	Valoracion
Coste	3-10 EUR (una vez)
Facilidad de uso	Muy alta
Velocidad de consulta	Lenta (buscar entre paginas)
Busqueda por clienta	Dificil si no esta ordenado
Backup	Nulo (si lo pierdes, pierdes todo)
Fotos	No
Acceso movil	Solo si llevas el cuaderno

Funciona para: Coloristas con pocas clientas (menos de 30 activas) que tienen buena memoria y letra legible.

Problema principal: A medida que crece tu cartera, buscar una formula entre cientos de paginas se vuelve insostenible. Y si pierdes el cuaderno, pierdes anos de trabajo.

Tip profesional: Si usas cuaderno, organiza por orden alfabetico de apellido y usa separadores o pestanas. Mejor un cuaderno de anillas que puedas reorganizar que uno cosido.

Metodo 2: Excel / Google Sheets

Un paso adelante. Una hoja de calculo con columnas organizadas.

Aspecto	Valoracion
Coste	0 EUR (Google Sheets gratuito)
Facilidad de uso	Media (requiere basico de hojas de calculo)
Velocidad de consulta	Rapida (Ctrl+F para buscar)
Busqueda por clienta	Excelente (filtros y busqueda)
Backup	Automatico en la nube
Fotos	Posible pero incomodo
Acceso movil	Si (pero la experiencia no es ideal)

Funciona para: Coloristas organizadas con 30-100 clientas activas que se manejan bien con tecnologia basica.

Problema principal: Las hojas de calculo no estan disenadas para gestion de formulas. Anadir fotos es engorroso, la experiencia en movil es pobre y a medida que crece, se vuelve dificil de mantener.

Metodo 3: Apps genericas (Notas, Evernote, Google Keep)

Usar una app de notas general para guardar formulas.

Aspecto	Valoracion
Coste	0-5 EUR/mes
Facilidad de uso	Alta
Velocidad de consulta	Media (depende de organizacion)
Busqueda por clienta	Buena (si etiquetas bien)
Backup	Automatico
Fotos	Si
Acceso movil	Excelente

Funciona para: Coloristas que quieren algo mejor que el cuaderno pero no necesitan funcionalidad especifica de coloracion.

Problema principal: No tiene campos estructurados. Cada formula es texto libre, lo que dificulta comparar formulas anteriores o detectar patrones.

Sistema digital de gestion de formulas de coloracion en tablet profesional

Metodo 4: App especializada para coloristas

Software disenado especificamente para gestionar formulas de coloracion.

Aspecto	Valoracion
Coste	0-15 EUR/mes
Facilidad de uso	Alta (disenada para coloristas)
Velocidad de consulta	Muy rapida (5-10 seg)
Busqueda por clienta	Excelente
Backup	Automatico
Fotos	Si, integradas con formula
Acceso movil	Excelente
Extras	IA, recomendaciones, historial visual

Funciona para: Cualquier colorista profesional, especialmente con mas de 50 clientas activas.

Comparativa resumen

Criterio	Cuaderno	Excel	App generica	App especializada
Velocidad consulta	Lenta	Rapida	Media	Muy rapida
Organizacion	Baja	Alta	Media	Muy alta
Backup	No	Si	Si	Si
Fotos integradas	No	Dificil	Si	Si
Coste mensual	0	0	0-5 EUR	0-15 EUR
Curva aprendizaje	Nula	Baja	Baja	Baja
Recomendado para	<30 clientas	30-100	30-80	50+ clientas

Como migrar de sistema manual a digital

Si llevas anos con cuaderno y quieres dar el salto, no necesitas migrar todo de golpe. Sigue este plan de 30 dias:

Semana 1: Configura tu nuevo sistema

Elige tu herramienta (Excel o app especializada)
Crea la estructura de campos (usa la lista de la seccion anterior)
Haz una prueba con 2-3 clientas ficticias

Semana 2: Migra tus clientas VIP

Identifica tus 20 clientas mas frecuentes
Registra su formula actual en el nuevo sistema
Anade fotos del ultimo resultado si las tienes

Semana 3: Doble registro

Cada clienta que venga esta semana, registrala en ambos sistemas (viejo y nuevo)
Asi verificas que el nuevo funciona bien antes de abandonar el viejo
Corrige cualquier problema que detectes

Semana 4: Solo sistema nuevo

Deja de usar el cuaderno para nuevas entradas
Sigue migrando clientas del cuaderno al nuevo sistema conforme vengan al salon
En 2-3 meses tendras todas las clientas activas migradas

Tip profesional: No intentes migrar cientos de formulas de golpe. Migra conforme las clientas vengan al salon. Las que no han venido en 6+ meses, probablemente no vuelvan, asi que no pierdas tiempo con ellas.

Colorista verificando consistencia de formula anterior comparando resultado con historial

Errores comunes en la gestion de formulas

No registrar observaciones tecnicas: La formula sola no basta. “Absorbe rapido en puntas” o “necesita 5 min extra en raiz” son datos que marcan la diferencia. Evitar estos detalles lleva a errores comunes al formular.
Anotar la formula pero no el resultado: Saber que aplicaste 8.1 + 20 vol no sirve si no sabes como quedo. La foto del resultado es la mejor referencia.
No actualizar la ficha: Si cambias la formula (porque las proporciones de oxidante necesitan ajuste, o porque cambias de marca y necesitas consultar equivalencias entre tintes), actualiza la ficha. La formula antigua debe quedar como historial, no como referencia actual.
Depender de un solo soporte sin backup: Un cuaderno mojado, un movil que se rompe, un ordenador que falla. Cualquier sistema sin copia de seguridad es una bomba de tiempo.
No incluir el contexto del servicio: “Vino con 3 cm de raiz y queria bajar el nivel” es informacion que necesitaras la proxima vez. El contexto ayuda a entender por que elegiste esa formula.

Preguntas frecuentes

Cuanto tiempo lleva registrar una formula?

Con un sistema bien organizado, entre 2 y 5 minutos por clienta. Eso incluye anotar la formula, las observaciones y hacer una foto del resultado. Es una inversion minima comparada con los 10-15 minutos que pierdes buscando una formula perdida.

Que hago si se me pierde la formula de una clienta?

Si la clienta tiene foto del resultado, puedes recrear una formula aproximada evaluando el tono de la foto y ajustando segun tu experiencia. Sin foto ni referencia, tendras que hacer una consulta completa como si fuera nueva clienta. Otra razon mas para tener un sistema con backup.

Es legal guardar datos de mis clientas en una app?

Si, siempre que cumplas con la normativa de proteccion de datos (RGPD en Europa). Necesitas consentimiento de la clienta para guardar sus datos, informarla de que datos guardas y para que, y garantizar que puede pedir que los borres. La mayoria de apps profesionales ya incluyen estos mecanismos.

Merece la pena pagar por una app si tengo pocas clientas?